SPISOVÁ SLUŽBA

 

 

 

Archivní dohled a metodická pomoc

Státní okresní archiv Pardubice, Bělobranské nám. 1, 530 02  Pardubice

Archivní inspektor:   Mgr.  Pavlína Nimrichtrová

                                 tel. 466 859 773, 466 859 775, e-mail: spisova.sluzba@archivpu.cz

 

 

Spisová služba zajišťuje odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti původců (úřadů, škol, firem …). Jedná se o proces zahrnující příjem dokumentů, jejich evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení.

Spisová služba se řídí zejména zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (zejména §§ 63 – 72, dále jen „zákon“) a vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (více viz Legislativa).

 

 

Spisovou službu vykonávají určení původci (§ 63 odst. 1 a 2 zákona), tj.:

• veřejnoprávní původci (organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, organizační složky územních samosprávných celků, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem),

• kraje,
• hlavní město Praha,
• obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
• městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem.

 

 

Výše vyjmenovaní veřejnoprávní původci vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby.

Organizační složky územních samosprávných celků, právnické osoby založené územními samosprávnými celky a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě (§ 63 odst. 3 a 4 zákona).

 

 

Skartační řízení je proces, do kterého se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta (doba, během níž musí být dokument uložen u původce) a úřední razítka vyřazená z evidence. Ve skartačním řízení příslušný archiv vybere z dokumentů archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů bez trvalé hodnoty, a to na základě původcem předloženého skartačního návrhu.

 

Skartační návrh obsahuje (§ 9 odst. 1 zákona):

• označení původce nebo jeho právního nástupce,
• seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku,
• návrh termínu provedení skartačního řízení.

Můžete použít připravený vzor skartačního návrhu.

 

Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu. Spisový řád je vnitřním předpisem původce, který stanoví základní pravidly pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Spisový řád vydají původci, kteří vykonávají spisovou službu (viz výše).

 

 

Spisový řád obsahuje též (vyhláška č. 191/2009 Sb. a §§ 65 – 69a zákona):

• charakteristiky dokumentů, které z hlediska činnosti původce nemají úřední charakter, a tudíž nepodléhají evidenci,
• podrobnosti převádění dokumentů v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak,
• výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy (elektronická nebo listinná),
• pravidla pro uspořádání dokumentů ve spisu v analogové podobě, pokud není řazení chronologické,
• rozdělování doručených dokumentů,
• přehled spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt, které jsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu,
• okamžiky rozhodné pro plynutí skartačních lhůt,
• podmínky podepisování dokumentů v analogové podobě, popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování,
• podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka, datových schránek a úředních razítek,
• postup při ukládání dokumentů,
• postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů,
• způsob přípravy a průběh skartačního řízení,
• postup při provádění spisové rozluky,
• původci, kteří zřídili správní archiv, stanoví lhůtu, po niž budou dokument uloženy ve spisovně,
• potřeba zachování věrohodnosti původu dokumentu kratší než skartační lhůta dokumentu u dokumentů v digitální podobě.

Copyright © Státní okresní archiv Pardubice